○利根沼田広域市町村圏振興整備組合文書整理規程
 
平成10年 2月27日 
訓 令 第 2 号 
 
(趣旨)
第1条 この規程は、事務局及び各機関並びに消防機関(以下「事業所」という。)で処理した文書(以下「完結文書」という。)の整理及び保存に関して必要な事項を定めるものとする。
(整理)
第2条 完結文書は、別表に定める種別に従い、次の各号に定めるところにより所属長が整理するものとする。
(1) 完結文書は、法令の根拠若しくは業務処理の分野別に、会計及び予算に関する文書は会計年度別に編集すること。
(2) 1冊の厚さが10センチメートルを超えるとき、又は完結文書の性質、形状等により1冊に編集することが困難なものはそれぞれ適当な方法により分冊すること。
(3) 2以上の年度にわたるものは、適宜分冊して編集することができる。この場合において保存年限及び種別に十分な考慮を払うこと。
(4) 種別の異なる文書を一緒に編集した場合は、長期の種別の文書として取扱うこと。
(5) 図面等で文書とともに編集製本できないものは、箱又は袋等に名称、年度及び種別を表紙の例によって記載すること。
(種別及び保存年限)
第3条 完結文書の種別及び保存年限は、別表のとおりとする。
第4条 種別の決定が困難な完結文書は、事務局長若しくは消防長と協議して所属長がその種別を定めるものとする。
(保存)
第5条 完結文書は編集し、事業所ごとに所属長が保存するものとすみとする。
2 所属長は、別に定める保存票(別記様式第1号)によりこれを装丁し、文書保存台帳(別記様式第2号)に登録して最も良好な状態で保存するものとする。
(閲覧及び借用)
第6条 職員は、保存文書の閲覧又は借用しようとするときは、閲覧(借用)票(別記様式第3号)を所属長に提出してその許可を受けるものとする。
2 職員以外の者は、保存文書の閲覧は認めない。ただし、理事長若しくは担当理事並びに消防長が特に認めるものについては、前項に規定する手続により閲覧の場所を指定して閲覧させることができる。
(借用期間)
第7条 借用期間は7日以内とする。ただし、所属長は借用期問を延長又は短縮することができる。
2 所属長は、借用期間中であっても、その必要が生じたときは、いつでも許可を取り消すことができる。
(廃棄)
第8条 所属長は、保存文書で保存期間を経過したものは廃棄するものとする。この場合において機密に属するもの、又は他に悪用される恐れのあるものは焼却、切断等を行わなければならない。
附 則
この訓令は、平成10年4月1日から施行する。
 
別表(第2条関係)
完結文書の種類及び保存年限
 
種 別  保存年限        完   結   文   書
第1種















 
永久保存















 
1 議会の議決書及び会議録に関するもの
2 理事会に関する書類及び議事録に関するもの
3 規約、条例、規則、通達及び指令の原簿及び関係書類に関するもの
4 許可、認可及び指令又は契約等で重要なもの
5 事業及び事業計画に関するもので特に重要なもの
6 職員の任免及び賞罰等人事に関するもの
7 退職年金及び遺族年金に関するもの
8 褒賞に関するもの
9 不服の申立、審査の請求、控訴、調停及び和解に関する重要なもの
10 事務引継に関する重要なもの
11 財源及び組合債に関するもの
12 財産の取得、管理及び処分に関するもの
13 工事関係書類で特に重要なもの
14 歳入歳出決算書
15 その他永久保存の必要があると認められるもの
第2種









 
10年保存









 
1 訓令、告示及び通達等で重要なもの
2 所轄行政庁の諸令達で重要なもの
3 許可、認可又は契約に関するもの
4 事業及び事業計画に関するもの
5 予算、決算又は出納に関するもの
6 請願、陳借又は建議で重要なもの
7 原簿、台帳等の簿冊で重要なもの
8 寄付受納に関する重要なもの
9 予算、決算及び出納に関する帳票及び証拠書類
10 物品の出納簿
11 その他10年保存の必要があると認められるもの
第3種





 
5年保存





 
1 補助金に関するもの
2 文書の収受発送簿
3 出納命令簿及び出勤簿
4 職員の諸願届で重要なもの
5 調査、報告、証明等に関するもの
6 工事又は物品に関するもの
7 その他5年保存の必要があると認められるもの
第4種



 
3年保存



 
1 消耗品及び材料に関する受払簿
2 当直日誌、旅行命令簿等職員の勤務の実態を証するもの
3 照会、回答その他往復文書に関するもの
4 その他3年保存の必要があると認められるもの
第5種



 
1年保存



 
1 原簿、台帳等に登録を終わり、又は統計等の材料に供した文書
2 一時の通知、照会等で他日の参考を必要としない文書
3 その他各種以外のもので、1年保存の必要があると認められる簡易な文書